3. 비용처리 방법

아래 내용은 일반적인 세무 기준을 정리한 참고 가이드예요. 학원마다 상황이 달라 적용 방식이 바뀔 수 있으니, 최종 처리는 담당 세무사님과 함께 정해 주세요!

카드 제작비(실물 카드 구매 비용)는 세금계산서 발급이 가능해요. 학원 로고가 들어간 카드는 학생에게 제공·홍보하는 목적이라 보통 광고선전비로 처리합니다. 반면 카드에 충전하는 금액은 상품권처럼 ‘현금성 자산’이라 세금계산서 같은 적격증빙은 발행할 수 없어요. 다만 증빙 자료만 잘 갖추면 비용 처리 자체는 가능합니다.
장학카드 제공을 미리 홍보하고 그 광고를 보고 등록한 학생에게 지급했다면 광고선전비로 한도 없이 처리할 수 있어요. 반대로 홍보 없이 일부 학생에게만 지급했다면 접대비로 분류돼 법정 한도 안에서만 인정됩니다.
카드번호와 금액만 있고 학생 이름이 없으면 귀속자 불분명 지출로 비용 인정이 어려워질 수 있어요. 법인이라면 그 금액이 대표자 상여로 처분되어 대표님 개인에게 근로소득세가 추가될 수도 있습니다.

결국 핵심은 누구에게, 어떤 목적으로 지급했는지 소명할 수 있어야 한다는 것이에요. 어떤 서류로 준비하면 되는지는 바로 아래에서 확인해 주세요.

앞서 말씀드렸듯 충전금액은 적격증빙 발행이 어려워요. 대신 누구에게, 왜 지급했는지를 보여줄 자료를 준비하시면 됩니다.

카드 충전 내역과 카드별 앱 연결 여부, 회사 직인까지 담긴 공식 문서예요. [충전 내역] - [카드 충전 내역]에서 기간만 지정하면 PDF로 바로 발급받을 수 있어요.
앱에 연결된 카드는 확인서에 학생 이름과 앱 연결일까지 표시돼서, 그 카드가 그 학생 계정에 등록됐다는 사실까지 보여줄 수 있어요. 반대로 미연결 카드는 충전 사실만 확인되고 학생 이름은 표시되지 않아요. 평소 학생들에게 앱 가입을 안내해 두셔야, 비용처리 시점에 이 확인서를 제대로 활용하실 수 있어요.

확인서가 있다고 100% 비용 인정이 보장되는 건 아니에요. 진행 전에 반드시 세무사님과 상의해 주시고, 그 결과 추가로 필요한 서류가 있으면 언제든 크래빗 팀에 요청해 주시면 최대한 도와드릴게요.

충전금액을 어디에 쓰느냐에 따라 처리 방식이 달라져요. 우리 학원이 어디에 해당하는지 확인해 보세요.

처리 방식

장학금성 비용 또는 광고선전비로 처리해요. 정기·제도적으로 지급하면 장학금성 비용, 이벤트·보상 성격이면 광고선전비가 더 자연스러워요.

증빙 자료

장학금 충전 확인서(또는 카드 충전 내역 엑셀), 예치금 송금명세서, 통장 사본, 내부 지급결의서

참고

사전에 원생 모집 광고 없이 일부 학생에게만 지급했다면 접대비로 한정될 수 있어요. 위 ‘비용처리 관련 알아두실 세 가지’를 함께 확인해 주세요.

처리 방식

광고선전비로 처리해요. 불특정 다수를 대상으로 한 판촉은 접대비 한도 없이 전액 비용 처리가 가능해요.

증빙 자료

이벤트·설명회 자료나 블로그·전단지·홈페이지 홍보 기록, 카드 충전 내역, 예치금 송금명세서, 통장 사본

참고

홍보물에 ‘장학카드 제공’이 적혀 있으면 광고선전비로 인정될 가능성이 높아져요. 광고 게시 시점이 학생 등록보다 앞서야 한다는 점도 함께 기억해 주세요.

처리 방식

목적에 따라 인건비(성과 보상·명절 선물·포상금 등 - 근로소득세 원천징수 필요) 또는 복리후생비(소액 복지성 지급)로 처리해요.

증빙 자료

급여대장 또는 복리후생비 관리 자료, 카드 충전 내역, 예치금 송금명세서, 통장 사본

참고

인건비로 처리할 때는 근로소득 과세 여부를 꼭 세무사님과 확인해 주세요.

처리 방식

접대비로 분류돼요. (법정 한도 안에서만 비용 처리)

증빙 자료

카드 충전 내역, 예치금 송금명세서, 내부 지급결의서

참고

장학·학업 목적이 아니면 광고선전비 인정이 어려워요. VIP 학부모 관리·감사 선물·관계자 응대라면 접대비로 운영하는 게 안전해요.

* 지급결의서란, 학원 내부 장학금 지급 규정에 따라 실제로 지급했다는 사실을 기록한 내부 문서예요. 복잡할 필요 없이 A4 한 장이면 충분해요.